Uma convocatória é um documento em que se convoca, ou seja, em que se avisa e se chama para uma reunião de forma oficial ou para a prestação de outro serviço, solicitando-se a presença das pessoas que deverão estar presentes (indicando, de forma precisa e imperativa, os elementos convocados).

Como documento que é, deve ser elaborado e assinado por quem tem poderes institucionais para o fazer (diretor, reitor, presidente de um conselho, presidente de uma associação, coordenador de grupo/departamento, coordenador pedagógico, diretor de curso, diretor de turma, etc.), sendo dado a conhecer por aviso a cada participante (ou colocado/publicado em local próprio, definido pela instituição), com a devida antecedência, geralmente, estabelecida pela instituição (entre oito dias e 48 horas).

Deverá, portanto, indicar:

— o tipo de sessão ou reunião (ordinária ou extraordinária);

— quem convoca;

— os participantes (grupo de professores de...; encarregados de educação da turma....; etc.);

— o horário (o dia e a hora) e o local (a sala e o edifícío) da reunião ou da atividade;

— a ordem de trabalhos (os vários pontos da ordem de trabalhos);

— a data da convocatória;

— a assinatura de quem convoca.

Nota: Sempre que assim se considerar, poderá, também, indicar-se (em nota) o material que possa ser necessário para o desenvolvimento dos trabalhos.