Uma comunicação de um serviço do Estado para o exterior é feita, normalmente, através de uma carta a que se chama ofício. Um ofício pode versar os mais diversos assuntos: comunicar decisões da administração, pedir dados, fazer convocatórias, e tantos mais.

Um ofício-circular é tão-só uma carta de uma entidade pública com um mesmo texto dirigido a vários destinatários. Pode ser ou não um esclarecimento sobre um texto legal - não é o conteúdo que lhe determina a denominação, mas sim o facto de a informação que contém «circular», não se deter num só destinatário.

Qualquer chefia ou responsável pode emitir (assinar) ofícios e ofícios-circulares, desde que para tanto lhe sejam delegadas competências pelo superior hierárquico.