Tomando como base o Código do Notariado, a certidão (do latim tardio 'certitudo, -inis', «certeza») reporta-se ao «conteúdo dos instrumentos, registos e documentos arquivados nos cartórios», enquanto o certificado (particípio passado de certificar, que vem do latim tardio 'certficare', «assegurar, tornar certo») se reporta a um facto do conhecimento pessoal do Notário ou apenas provado por documento.
O Notário pode emitir certificados de vida, de identidade, de desempenho de cargos públicos e de administração ou gerência de pessoas colectivas ou de sociedades ou ainda de outros factos [por exemplo, de falta de comparência para outorga numa escritura pública ou de recusa de outorga dos presentes para determinado acto].
Fora do campo notarial, porém, nem sempre é respeitada esta distinção terminológica.
